DELEGATION

DELEGATION - การมอบหมายงาน

One of the keys to stretching your day and growing your staff is delegation. Delegation is when you give responsibility and authority to your staff to complete a task. You give your staff loose guidelines, and they can choose how to accomplish the task. In this way, your staff is more fulfilled and productive, and you are freed up to work on more strategic issues. Delegation is often very difficult at first. Some of the reasoning is that it takes longer to train the staff that it would to simply complete the task; or that the staff wouldn't make the same (right) decisions; or that the staff will fail, wasting time and company resources. On the other hand, delegation fosters staff involvement and empowerment. You will have to take time to plan your delegation, especially at first. But once you and your staff get comfortable with the process, you will find it goes quickly and you will be pleased with the results. Below are some simple steps to follow in the delegation process:Employee - Select and appropriate employee, with the right level of experience and time. If you select an employee who will need training, be sure to account for this in your plan.Big Picture - Give the person a whole task to do. If you can't give them the whole task, be sure they understand the overall purpose, and connect them to the big picture result you are looking for.Expectations - Make sure the person understands exactly what you want them to do and when you want it completed. If possible, give them an example of the finished work. Throughout the project, ask questions, watch the work performed, provide examples, and have the employee give you feedback to ensure they understand.Authority - Give the person authority to match the level of responsibility. Be sure to let the employee know when they can make decisions and when they need to consult you.Checkpoints - Identify the key points of the project or dates when you want feedback about progress. This is the critical path that provides you with the feedback you need without causing you to micromanage. This will give you assurance that the delegated task or project is on task; at the same time it will give you the opportunity to influence the project's direction or the person's decisions.Closure - After the task or project is completed, meet with the employee and ask the following questions:Did you select the right employee?Did the employee have enough authority to keep the project moving?Were the timelines realistic?Did the employee have access to the tools and training necessary?Were the instructions clear and concise? Kelly Rainford, CPA, MSA

ก่อนมอบหมายงาน พึงคำนึงถึง... > งาน..เป้าหมาย ความรู้ รายละเอียด ความสำคัญเฉพาะ > เวลา ..> อุปสรรค..และความยากลำบากที่อาจเกิดขึ้นกับงานชิ้นนั้น> ความสามารถ.. ทีต้องใช้ในการดำเนินงาน > คน...ใครควรจะเป็นผู้โชคดี ที่สามารถดำเนินงานชิ้นนั้นได้ตามเป้าหมายและเวลาที่กำหนดหลังมอบหมายงาน พึงคำนึงถึง...> งาน ผู้ได้รับมอบหมายงานมีความเข้าใจ และให้ความสำคัญกับประเด็นที่ถูกต้องหรือไม่? > เวลา ประเมินผล แต่ละช่วงเวลาของการดำเนินงาน ไม่รอจนล่วงเลย และเร่งงานในภายหลัง >อุปสรรค... คาดคเนสถานการณ์ ปัญหาและผู้เกียวข้อง ซึ่งผู้มอบหมายงาน จำเป็นต้องทราบความเคลื่อนไหวของสิ่งที่พึงกระทบ เป็นการล่วงหน้า... และสามารถช่วยปูทาง หรือ ชี้ช่องทางให้ผู้ได้รับมอบหมายสามารถเรียนรู้และแก้ไขปัญหานั้นๆได้> ความสามารถ... ประเมิน และการบริหารจัดการนำความสามารถจากส่วนต่างๆมาใช้ให้เกิดผล > ผู้ได้รับมอบหมายงาน.... ย่อมมีจุดแข็ง จุดอ่อน ข้อจำกัด ซึ่งผู้มอบหมายงานพึงคำนึงถึงและให้ความช่วยเหลือ สนับสนุน เพื่อผู้นั้นสามารถดำเนินงานได้ตามเป้าหมาย* * * พึงตระหนักเสมอว่า งานที่ได้มอบหมายไปนั้น..เป็นความรับผิดชอบของผู้มอบเช่นกัน..* * * การมอบหมายงาน ไม่ใช่ การส่งต่องาน!!