Job Description

Job Description หรือที่นิยมเรียกกันสั้นๆ ว่า JD ก็คือคำบรรยายลักษณะงานของแต่ละตำแหน่ง ภาษาไทยทางการอาจเรียกว่า “ใบพรรณนาหน้าที่งาน” หรืออาจเรียกให้เข้าใจขึ้นว่า “เอกสารแสดงหน้าที่ความรับผิดชอบ” ซึ่งจะต้องระบุคุณสมบัติ ขอบเขตการทำงาน ภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบ รวมถึงโครงสร้างของการบริหารงานให้ชัดเจนที่สุด JD ที่ดีนั้นจะสามารถระบุได้ว่าตำแหน่งนั้นจะต้องทำงานอะไรบ้าง ตำแหน่งนี้อยู่โครงสร้างไหนของบริษัท มีสายการบังคับบัญชาอย่างไร รวมไปถึงฝ่าย HR สามารถรู้ได้ว่าควรจะพัฒนาทักษะอะไรให้ตำแหน่งนี้เกิดความก้าวหน้าด้วย

           คำอธิบายงาน (JD) เปรียบเสมือนคู่มือที่ช่วยให้องค์กรดำเนินงานไปในทิศทางที่ถูกต้อง เมื่อบริษัทมุ่งเน้นที่การสร้างคำอธิบายงานที่ดี ก็จะสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ มากมายในกระบวนการทำงาน คำอธิบายงานที่ชัดเจนจะกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละคนโดยไม่ซ้ำซ้อนกัน และแสดงโครงสร้างงานของบริษัท ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานต่างๆ จะดำเนินไปอย่างราบรื่นและทุกส่วนขององค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถเปรียบเทียบได้กับเครื่องจักรที่แต่ละชิ้นส่วนมีหน้าที่เฉพาะ หากชิ้นส่วนตัวใดตัวหนึ่งมีปัญหา เครื่องจักรทั้งหมดก็อาจหยุดทำงาน

เขียนโดยผู้เชี่ยวชาญตัวจริง

คำอธิบายงานที่ดี (JD) ไม่ใช่แค่เอกสารที่ตรงตามมาตรฐานของบริษัทเท่านั้น แต่ควรใช้งานได้จริง ไม่ควรใช้คำศัพท์ที่ซับซ้อน JD ที่ดีควรสร้างขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญหรือพนักงานตัวจริง เพื่ออธิบายงานอย่างชัดเจนและเป็นประโยชน์ต่อบริษัท

กระชับและตรงประเด็น

แม้ว่าจุดประสงค์ของ JD คือการอธิบายงาน แต่ก็ไม่ควรยาวเกินไปหรือมีรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้อง JD ที่ดีควรสั้น ตรงไปตรงมา และเข้าใจง่าย เพื่อให้พนักงานทราบว่างานของตนเกี่ยวข้องกับอะไรโดยไม่สับสนหรือรับผิดชอบงานซ้ำซ้อนกับผู้อื่น

เข้าใจง่าย

JD ควรหลีกเลี่ยงภาษาที่ยากหรือไม่ชัดเจน ไม่ควรใช้คำเช่น "อาจจะ" "ควร" หรือ "จะแจ้งให้ทราบภายหลัง" หากจำเป็นต้องใช้คำศัพท์ทางเทคนิคหรือคำย่อ ควรมีคำอธิบายที่ชัดเจน

สมบูรณ์

ความซื่อสัตย์และตรงไปตรงมาเป็นสิ่งสำคัญ  JD ควรแสดงออกถึงความชัดเจน ตั้งแต่ตำแหน่งงาน เป้าหมายของตำแหน่งงาน รายละเอียดของงาน การรายงานที่สำคัญ ข้อมูลในJD ที่ไม่ชัดเจนอาจสร้างปัญหาและความไม่พอใจให้กับพนักงานได้ จึงควรเขียน JD ให้สมบูรณ์ ครบถ้วนตั้งแต่ต้นเพื่อให้เกิดความยุติธรรมกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ทบทวน 

เนื่องจากการทำงานในยุคปัจจุบัน มีการปรับ เปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องกับสถานการณ์รอบด้านอยู่เสมอ ดังนั้น JD ควรมีการทบทวน ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับตำแหน่งและเป้าหมายของงาน อย่างน้อย 1 ครั้งในแต่ละ 1-2 ปี

ผู้จัดการ

• วางแผน

• รับผิดชอบ

• บริหาร

• พิจารณา

• ตัดสินใจ

• อนุมัติ

• ประเมินผล

• ให้คำปรึกษา 

หัวหน้าแผนก

• ควบคุม

• สั่งงาน

• แนะนำ

• เสนอแนะ

• ติดตาม

• รายงาน

• กำหนด

• แจ้ง

• ประชุม

• ชี้แจ้ง

• ตรวจสอบ

• มอบหมายงาน

• ประสานงาน

พนักงาน

• จัดหา

• จัดเตรียม

• จัดทำ

• บันทึก

• ติดต่อ

• รายงาน

• รวบรวม

• ปรับปรุง

• คำนวณ

• สรุป

• โต้ตอบ

• ดำเนินการ

• ปฏิบัติงาน