Team meeting
การจัดประชุมทีมงาน นับว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อ:
เสริมสร้างพละกำลังของทีมงาน
ศูนย์กลางแห่งความคิด ความสนใจในการทำงาน มากกว่าความเป็นเอกเทศน์และคิดนอกเรื่อง
การกระตุ้นการดำเนินงาน ให้มีความต่อเนื่องและตื่นตัวอยู่เสมอ
การแลกเปลี่ยน ข้อมูล ความคิดซึ่งกันและกัน ข่วยในการเรียนรู้ และแก้ปัญหา โดยไม่รู้สึกโดดเดี่ยว
การติดตามความก้าวหน้าสถานะการณ์โดยรวม, งาน และ แต่ละคนในทีมงาน
ส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีของทีมงาน
ช่วยเพิ่มศักยภาพของผู้นำ
ก่อน การประชุม
หัวหน้าทีมงานหรือผู้นำประชุม พึงจัดเตรียมการประชุม;
นัดล่วงหน้า และแจ้งยืนยันการประชุมให้ชัดเจนเป็นระยะ เพื่อทุกคนสามารถรับทราบ เข้าใจและเห็นความสำคัญพร้อมเตรียมตัวสำหรับการประชุมครั้งนั้นๆ
แจ้งเวลาและระยะเวลาการประชุม, วัตุประสงค์และหัวข้อหลักให้ทุกคนและผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบและเตรียมการ
หัวหน้าพึงจัดเตรียมหัวข้อ ข้อมูล ให้พร้อมก่อนการประชุม
หัวหน้าพึงเตรียม ข้อมูลแบบก้าวหน้าเป็นการ ล่วงหน้า เพื่อนำการประขุมมุ่งสู่เป้าหมายและความก้าวหน้าของงานในขั้นต่อๆไป เมื่อจบการประชุม
หัวหน้าพึงตระหนักถึง ข้อมูลและวิธีการปิดการประชุม
ระหว่าง การประชุม
หัวหน้าทีมงานต้องมาตรงเวลา
หากมีมาสาย ควรให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้ช่วยโทรติดตาม
แสดงออก การให้ความสำคัญที่ชัดเจนของการประชุม
การเริิ่มการประชุมจาก การติดตามผลของการประชุมครั้งที่แล้ว
เปิดโอกาศให้ทุกคนได้มีโอกาส การแสดงออก และแสดงความคิดเห็น
ผู้นำทีม ต้องมีเทคนิคการนำประชุม และดึงส่วนร่วมสู่หัวข้อ ที่ได้เตรียมไว้
บรรยากาศการประชุม ต้องมีความชัดเจนในหัวข้อและเป้าหมาย สร้างความสัมพันธ์ที่ดี เอิบอิ่มใจและพร้อมที่จะผลักดันภาระกิจให้บรรลุเป้าหมาย ความสนุกร่าเริงฉันท์มิตรที่ดี
การเตรียมข้อมูลเบื้องต้นสำหรับการประชุมครั้งถัดไป ซึ่งหัวหน้าทีมอาจจะมอบหมาย หรือผู้สมัครใจในการ นำการประชุมครั้งหน้า ซึ่งหัวหน้าควรแจ้งวิธีการเตรียมการเบื่องต้นเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้ได้รับมอบหมายสามารถจัดการประชุมครั้งหน้าอย่างมีประสิทธิ์ภาพด้วยความพร้อมและเต็มความสามารถ
การปิดการประชุม ด้วยบรรยากาศที่น่าพึงพอใจ และให้ความสำคัญกับการดำเนินงานขั้นต่อไปเพื่อบรรลุเป้าหมาย
หลัง การประชุม
นับเป็นภาระกิจที่สำคัญสูงสุดของผู้นำทีม เพื่อ..
การบรรลุเป้าหมายของงานที่ได้มอบหมายไป และหัวข้อที่ตกลงกันไว้ในที่ประชุม
ความก้าวหน้าของการดำเนินงาน
การขจัดอุปสรรค์ของงานและการพัฒนาแนวทางแก้ไข และป้องกันความผิดพลาด
ดังนั้นกิจกรรมของผู้นำทีมจึงรวมถึง:
การสอดส่องการดำเนินงานและความก้าวหน้า
การสืบทราบข้อมูลอย่างไม่เป็นทางการจากผู้เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของงาน อาทิเช่น ลูกค้า คู่ค้า ทีมงาน
ส่งเสริมให้ผู้ได้รับมอบหมายงาน กล้าแสดงออกและการพูดคุยถึงปัญหา และความก้าวหน้าของงาน (หากผู้รับมอบหมายงาน ไมไ่ด้เดินเข้ามาเสนอข้อมูลด้วยตนเอง หัวหน้างานจำเป็นต้องจัดการประชุมส่วนตัว หรือกลุ่มย่อย)
สนับสนุนข้อมูล ที่หัวหน้าได้รับมาจากส่วนต่างๆหรือจาการสืบทราบ เพื่อทีมงานสามารถ นำไปพิจรณาพัฒนางานและหาแนวทาง ป้องกันปัญหาล่วงหน้า
การเสริมสร้างกำลังใจให้ทีมงานอย่างสมำเสมอ
ความสุขสันต์ และความไว้เนื้อเชื่อใจซึ่งกันและกัน จะช่วยให้ทีมงานดำเนินงานได้อย่างเต็มประสืทธิภาพ
Here are three that seem to be universal:
1-All meetings must have a stated purpose or agenda. Without an agenda,
meetings can easily turn into aimless social gatherings rather than productive working sessions.
2-Attendees should walk away with concrete next steps or Action Items. We love Action Items here,
but we’re not the only ones. From Apple to the Toastmasters, the world’s most successful organizations demand that attendees leave meetings with actionable tasks.
3-The meeting should have an end time. Constraints breed creativity. By not placing an endtime,
we encourage rambling, off-topic and useless conversation.
เวลา
การประชุมทีม3-6คน ควรจัดทุกวันหรือทุก7 วัน
การประชุมทีม 6 -15คน ควรจัดทุก 10-15 วัน
การประชุมทีม 20 คนขึ้นไป ควรจัดอย่างน้อย เดือนละ1ครั้ง
การประชุมอาจจัดแยก กลุ่มย่อยก็ได้
การวางแผนการประชุมและแจ้งเวลาและระยะเวลาการประชุม ที่ชัดเจนล่วงหน้าพร้อมการประชุม
@ Apple
During the Steve Jobs era, Apple constantly worked to stay true to its startup roots while becoming the largest company in the world.
Every project component or task has a “DRI.” According to Fortune’s Adam Lashinsky, Apple breeds accountability at meetings by having a Directly Responsible Individual whose name appears next to all of the agenda items they are responsible for. With every task tagged, there’s rarely any confusion about who should be getting what done.
Be prepared to challenge and be challenged. There are dozens of tales about Jobs’ ability to aggresively question his employees, sometimes moving them to tears. While you probably don’t need the waterworks at your office, everyone should be willing to defend their ideas and work from honest criticism. If a person has no ideas to defend, they shouldn’t be at the meeting.
@Technically Media
Not exactly Apple or Google, but at my previous company, Technically Media, we worked hard to make meetings as useful as possible. We met only once a week to update one another on progress, propose new ideas and hammer out any problems. We kept to an extremely strict time table and meeting structure as detailed by my fellow co-founder Christopher Wink on his personal blog. Some key observations:
There is no judging in brainstorming. Focus on capturing ideas before filtering and critiquing them.
Bring solutions, not problems. Solutioning in the middle of a meeting wastes precious communication time. If you can’t bring proposed solutions to the table, save it for next time or bring it up in private conversations.
Review “homework” from the last meeting. Not only does it remind participants what happened last week, it holds attendees accountable.
In a recent issue of “Think With Google,” Google VP of Business Operations Kristen Gil described how the company spent 2011 getting back to its original values as a startup, which included reconsidering how the company approached meetings. Some takeaways:
All meetings should have a clear decision maker. Gil credits this approach to helping the Google+ team ship over 100 new features in the 90 days after launch.
No more than ten people at a meeting. “Attending meetings isn’t a badge of honor,” she writes.
Decisions should never wait for a meeting. Otherwise, the velocity of the company is slowed to its meeting schedule. If a meeting needs to happen for something to get done, hold the meeting as soon as possible.
Kill ideas, and meetings. After Larry Page replaced Eric Schmidt as Google CEO, the company quickly killed its Buzz, Code Search, and Desktop products so it could focus more resources on less efforts. Focus has to permeate every aspect of a company, including meetings.
Commentaires