การมอบหมายงาน
กุญแจสำคัญประการหนึ่งในการเพิ่มเวลาในแต่ละวันและเพิ่มจำนวนพนักงานคือการมอบหมายงาน การมอบหมายงานคือการมอบความรับผิดชอบและอำนาจให้พนักงานของคุณทำงานให้เสร็จ คุณกำหนดแนวทางที่คลุมเครือให้พนักงาน และให้พวกเขาเลือกวิธีทำงานให้สำเร็จได้ ด้วยวิธีนี้ พนักงานของคุณก็จะรู้สึกอิ่มเอมและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และคุณก็จะมีอิสระในการทำงานในประเด็นเชิงกลยุทธ์มากขึ้น การมอบหมายงานมักจะทำได้ยากในตอนแรก เหตุผลบางประการก็คือต้องใช้เวลานานกว่าในการฝึกอบรมพนักงานให้ทำงานให้เสร็จ หรือพนักงานจะไม่ตัดสินใจเหมือนกัน (ถูกต้อง) หรือพนักงานจะล้มเหลว ส่งผลให้เสียเวลาและทรัพยากรของบริษัทไปโดยเปล่าประโยชน์ ในทางกลับกัน การมอบหมายงานจะส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการเสริมอำนาจให้กับพนักงาน คุณจะต้องใช้เวลาในการวางแผนการมอบหมายงาน โดยเฉพาะในตอนแรก แต่เมื่อคุณและพนักงานของคุณคุ้นเคยกับกระบวนการนี้แล้ว คุณจะพบว่ากระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างรวดเร็วและคุณจะพอใจกับผลลัพธ์ ต่อไปนี้คือขั้นตอนง่ายๆ บางส่วนที่ต้องปฏิบัติตามในกระบวนการมอบหมายงาน:พนักงาน - เลือกและคัดเลือกพนักงานที่เหมาะสม โดยมีประสบการณ์และเวลาที่เหมาะสม หากคุณเลือกพนักงานที่จำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรม โปรดคำนึงถึงเรื่องนี้ในแผนของคุณด้วยภาพรวม - มอบหมายงานทั้งหมดให้บุคคลนั้นทำ หากคุณไม่สามารถมอบหมายงานทั้งหมดได้ โปรดแน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจวัตถุประสงค์โดยรวม และเชื่อมโยงพวกเขาเข้ากับภาพรวมผลลัพธ์ที่คุณต้องการความคาดหวัง - ให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรและต้องการให้ทำเสร็จเมื่อใด หากเป็นไปได้ ให้ตัวอย่างงานที่เสร็จแล้วแก่พวกเขา ถามคำถาม ดูการทำงานที่ดำเนินการ ให้ตัวอย่าง และให้พนักงานให้ข้อเสนอแนะแก่คุณตลอดทั้งโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจอำนาจ - ให้บุคคลนั้นมีอำนาจในการกำหนดระดับความรับผิดชอบ อย่าลืมแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขาสามารถตัดสินใจได้เมื่อใดและต้องปรึกษาหารือกับคุณเมื่อใดจุดตรวจสอบ - ระบุจุดสำคัญของโครงการหรือวันที่คุณต้องการข้อเสนอแนะเกี่ยวกับความคืบหน้า นี่คือเส้นทางสำคัญที่จะให้ข้อเสนอแนะที่คุณต้องการโดยไม่ทำให้คุณต้องคอยจุกจิกจู้จี้ ซึ่งจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่างานหรือโครงการที่มอบหมายนั้นเป็นไปตามงาน ในเวลาเดียวกัน จะทำให้คุณมีโอกาสมีอิทธิพลต่อทิศทางของโครงการหรือการตัดสินใจของบุคคลนั้น การปิดโครงการ - หลังจากงานหรือโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ให้พบกับพนักงานและถามคำถามต่อไปนี้ คุณเลือกพนักงานที่เหมาะสมหรือไม่ พนักงานมีอำนาจเพียงพอที่จะดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่ กำหนดเวลาสมเหตุสมผลหรือไม่ พนักงานสามารถเข้าถึงเครื่องมือและการฝึกอบรมที่จำเป็นได้หรือไม่ คำแนะนำชัดเจนและกระชับหรือไม่ Kelly Rainford, CPA, MSA
DELEGATION
One of the keys to stretching your day and growing your staff is delegation. Delegation is when you give responsibility and authority to your staff to complete a task. You give your staff loose guidelines, and they can choose how to accomplish the task. In this way, your staff is more fulfilled and productive, and you are freed up to work on more strategic issues. Delegation is often very difficult at first. Some of the reasoning is that it takes longer to train the staff that it would to simply complete the task; or that the staff wouldn't make the same (right) decisions; or that the staff will fail, wasting time and company resources. On the other hand, delegation fosters staff involvement and empowerment. You will have to take time to plan your delegation, especially at first. But once you and your staff get comfortable with the process, you will find it goes quickly and you will be pleased with the results. Below are some simple steps to follow in the delegation process:Employee - Select and appropriate employee, with the right level of experience and time. If you select an employee who will need training, be sure to account for this in your plan.Big Picture - Give the person a whole task to do. If you can't give them the whole task, be sure they understand the overall purpose, and connect them to the big picture result you are looking for.Expectations - Make sure the person understands exactly what you want them to do and when you want it completed. If possible, give them an example of the finished work. Throughout the project, ask questions, watch the work performed, provide examples, and have the employee give you feedback to ensure they understand.Authority - Give the person authority to match the level of responsibility. Be sure to let the employee know when they can make decisions and when they need to consult you.Checkpoints - Identify the key points of the project or dates when you want feedback about progress. This is the critical path that provides you with the feedback you need without causing you to micromanage. This will give you assurance that the delegated task or project is on task; at the same time it will give you the opportunity to influence the project's direction or the person's decisions.Closure - After the task or project is completed, meet with the employee and ask the following questions:Did you select the right employee?Did the employee have enough authority to keep the project moving?Were the timelines realistic?Did the employee have access to the tools and training necessary?Were the instructions clear and concise? Kelly Rainford, CPA, MSA
Comments